Back Office Inteligente

Sistema que lee, valida y concilia los documentos de la operación, y avisa cuando algo no cuadra. Captura por correo, WhatsApp o carpeta, extrae campo a campo con nivel de confianza, verifica con una capa aritmética determinista y deja en revisión humana solo las excepciones.

El Problema

Los errores del back office no avisan cuando ocurren: aparecen en el cierre de mes, cuando ya se pagó de más o se cobró de menos. El ingreso de documentos es manual, la misma factura entra dos veces sin que nadie lo note, nadie puede decir quién aprobó qué, y los vencimientos pasan sin que nadie los persiga a tiempo.

Este sistema captura cada documento por correo, WhatsApp o carpeta, lo lee campo a campo con un nivel de confianza, verifica que las cifras cuadren con una capa aritmética determinista y lo concilia contra contrato, orden de compra y cartola. Lo que pasa todas las pruebas se registra solo. Lo que no, queda en una bandeja de excepciones para que una persona lo revise en segundos.

Qué Incluye

  • Captura multicanal
  • Extracción con score de confianza por campo
  • Validación de negocio y detección de duplicados
  • Conciliación contra contrato, orden de compra y cartola
  • Excepciones, aprobación por monto y pista de auditoría

Ideal para

  • Empresas que reciben documentos en formatos y monedas heterogéneas.
  • Operaciones con cobros recurrentes: arriendos, contratos y servicios.
  • Administraciones que cierran el mes a mano y descubren los errores tarde.

Impacto Esperado

  • Cierre de mes sin digitación manual
  • Errores detectados al ingreso, no en el cierre

Preguntas Frecuentes

¿Qué documentos puede leer el sistema?

Facturas, notas de crédito, órdenes de compra, contratos, estados de pago y cartolas bancarias, en PDF, imagen o escaneo, en distintos formatos y monedas. Cuando el documento ya viene con dato estructurado, como la factura electrónica en Chile, el sistema privilegia ese dato en vez de interpretar la imagen: es más exacto y más barato.

¿Qué pasa cuando el sistema no está seguro de un dato?

Cada campo sale con un nivel de confianza. Si un campo no supera el umbral, o si neto más impuesto no da el total, el documento queda en una bandeja de excepciones para revisión humana. El sistema no inventa datos: donde el documento no trae la información, deja el campo vacío y lo marca.

¿Reemplaza a mi contador o emite documentos ante el SII?

No. El sistema lee, valida, concilia, registra y avisa. No emite documentos tributarios ni declara ante el SII. Prepara y controla la información para que el contador firme con todo cuadrado, en vez de descubrir los errores en el cierre de mes.

¿Cómo detecta facturas duplicadas o proveedores que no corresponden?

Cruza número, RUT, monto y fecha contra el histórico y contra tus maestros de proveedores y contratos. Una factura que entra dos veces, por correo y por WhatsApp, se retiene antes de pagarse, y un RUT que no está en tu maestro queda marcado para aprobación.

¿Se integra con mi ERP o sistema contable?

Sí. El nivel Completo incluye la integración con tu ERP, sistema de gestión o planilla de control, vía API o herramientas low-code como n8n. En los niveles Esencial y Conciliación, el registro queda en una base propia (Airtable, Sheets o similar) lista para exportar.

¿Cómo parte un proyecto?

Con tus documentos. Antes de implementar, corremos la extracción sobre un set de facturas reales de tu operación, medimos campo a campo y te mostramos el resultado. Ese corpus de validación se presupuesta dentro del proyecto, porque cada rubro tiene sus propios formatos.

Artículos Relacionados

Soluciones Relacionadas

Cotizar · Calcular ROI