Cómo llenar la nueva guía de despacho: campo por campo y los 9 tipos de traslado (Resolución 154)

Cómo llenar la guía de despacho desde el 1 de noviembre: cada campo nuevo, los 9 tipos de traslado con ejemplos y los casos difíciles de la Resolución 154.

05/10/2026, Pablo Weippert | Fundador Factor-AI

Desde el 1 de noviembre de 2026, los campos de transporte de la guía de despacho dejan de ser opcionales: fecha y hora de salida, fecha de llegada, tipo de traslado, origen y destino con comuna, RUT del transportista, RUT y nombre del chofer, y patente del vehículo y del carro. Acá está qué poner en cada uno, con el nombre exacto que tiene en el formato del SII, cuál de los nueve tipos de traslado corresponde a cada caso, y cómo resolver las situaciones que más se van a equivocar: el viaje de más de un día, el reparto a varios clientes y el cambio de chofer a última hora.

Si todavía no sabes qué cambia ni por qué, acá está el resumen de la Resolución 154 y sus multas. Este artículo es el manual práctico para emitir bien cada guía.

Los campos nuevos, uno por uno

Si usas un sistema de facturación de mercado, estos campos ya existen en el formato electrónico del SII, versión 2.5 de febrero de 2026. Si emites en el sistema gratuito del SII, varios de ellos todavía no están en el formulario y acá está dónde ponerlos. Lo que cambia es que desde noviembre tienen que ir llenos, y llenos con el dato real.

Sobre el detalle, la resolución pide una descripción precisa y clara: cantidad de unidades, peso o volumen según corresponda, nombre y descripción de cada producto, y precio unitario. En los traslados que no son venta se puede omitir el precio, pero hay que explicar el motivo, por ejemplo "traslado a bodega propia para distribución".

Los nueve tipos de traslado y cuándo usar cada uno

Este es el campo donde más se van a equivocar, porque obliga a decidir qué es cada viaje.

Dos notas que conviene saber. La primera: el anexo de la propia Resolución 154 trae esta lista con la numeración cambiada y sin la devolución. Lo revisamos contra el formato electrónico vigente del SII, que es el que usan los sistemas de facturación, y ahí la numeración es la de esta tabla. Si tu sistema muestra otra cosa, confírmalo con tu proveedor. La segunda: el formato describe el código 7 para mercadería trasladada para exportación que vuelve desde la zona de embarque. Si lo que tienes es la devolución de un cliente nacional, confirma con tu contador qué código corresponde antes de emitir.

La fecha y la hora: lo que dice la resolución y lo que muestra el SII

La Resolución 154 dice textual que la fecha de emisión y la hora consignada en la guía deben corresponder al día y hora del inicio del traslado. Esa es la regla.

Hay un matiz que vale la pena conocer. El formato del SII separa la fecha de emisión, que describe como "fecha de emisión contable", de la fecha y hora de salida, que son campos propios. Y en el ejemplo que el mismo SII publica en el anexo de la resolución, la guía se emite un día y la salida es al día siguiente.

Hasta que el SII lo aclare, la recomendación práctica es la segura: emite la guía al despachar, o lo más cerca posible de la salida, y asegúrate de que la fecha y hora de salida sean las reales. Y una cosa que no tiene matiz: si la guía no indica que el traslado es prolongado, solo vale para la fecha en que se emitió. Una guía emitida hoy para un camión que sale pasado mañana es una guía que no ampara ese viaje.

Tres casos difíciles

El viaje que dura más de un día. Puede ir con una sola guía, siempre que en el detalle se indique que es un traslado prolongado, por qué lo es (distancia, tipo de carga u otra razón) y la fecha estimada de entrega. Sin eso, la guía se entiende válida solo para el día en que se emitió.

El reparto a varios clientes en un mismo viaje. Se emite una guía con tipo de traslado 2, ventas por efectuar, que ampare toda la carga. Cada vez que entregas a un cliente, emites el documento tributario que corresponde a esa entrega, descontando lo entregado de la carga. La guía grande no reemplaza a la factura de cada cliente.

El cambio de chofer, de camión o de destino después de emitir. Hay que emitir una guía nueva con los datos correctos, que haga referencia a la anterior: tipo de documento, folio, fecha y la razón del cambio. El ejemplo del SII usa como razón "Cambio destino". La guía anterior se registra como anulada. Si el cambio afecta a una factura ya emitida, se corrige con la nota de crédito que corresponda.

Y dos casos chicos que la resolución resuelve explícitamente. Si no conoces la patente al emitir, tienes que decirlo de forma expresa en el documento, no dejarlo en blanco. Y en traslados que no son venta, puedes omitir el precio unitario si explicas el motivo del traslado.

Una guía por viaje y por camión

Desde noviembre se acaba la guía que sirve para todo. La resolución exige una guía única por cada traslado y por cada vehículo. No se puede usar la misma guía para viajes en días distintos ni para camiones distintos. Si un pedido grande sale en dos camiones, son dos guías.

Dónde queda registrada cada guía

El SII va a tener un Registro de Guías de Despacho, que se pondrá en marcha con una resolución futura. Mientras tanto, la Resolución 154 fija reglas provisorias según cómo emitas:

• Con un sistema de facturación propio o de mercado, tienes que llevar el Libro de Guías de Despacho Electrónica, en el formato del SII, con las guías vigentes y las anuladas. Tiene que estar actualizado en la sucursal o casa matriz y enviarse al SII cuando lo pida.
• Con el sistema gratuito del SII, las guías quedan en el historial de documentos emitidos. Las anuladas se registran agregando una anotación en "Seguimiento del documento".
• Con guías en papel autorizadas, tienes que mantener un archivo digital con folio, fecha, detalle de los bienes, origen y destino, razón social y RUT del destinatario, patentes, RUT del transportista, nombre y cédula del chofer, y monto. Las guías y su registro se guardan por al menos seis años.

Durante el viaje

La guía se exhibe en un dispositivo electrónico, en su representación virtual o impresa enviada previamente al SII. Si no se puede, el chofer debe llevarla impresa. Si no hay señal de datos, se permite portar la versión impresa sin haberla enviado antes, pero apenas vuelva la conexión hay que enviarla al SII.

Los errores que se multan

La propia resolución dice qué artículo del Código Tributario aplica a cada caso. Con la UTM de octubre de 2026, que es de $72.151, una UTA equivale a $865.812.

Lo que revisaría antes de emitir cada guía

• ¿El tipo de traslado corresponde a lo que realmente es el viaje?
• ¿El origen es la bodega desde donde sale, no la casa matriz?
• ¿El destino es la dirección de entrega, no la de facturación?
• ¿El chofer y la patente son los de hoy, no los habituales?
• ¿La fecha y hora de salida son las reales?
• Si el viaje dura más de un día, ¿dice que es prolongado y la fecha estimada de entrega?
• ¿El detalle tiene cantidad, unidad y peso o volumen, no "varios"?
• Si es un reemplazo, ¿hace referencia a la guía anterior y la anterior quedó anulada?

Qué significa para tu empresa

Llenar bien una guía no es difícil. Llenar bien veinte guías al día, con datos que vienen de la bodega, del chofer y del cliente, es otro problema. La mayoría de los errores de esta lista no son de desconocimiento: son de un dato que llegó tarde o incompleto a la persona que emite.

Si despachas todos los días, conviene que el chofer, la patente y la hora de salida lleguen solos al sistema que emite la guía, y que algo valide la lista de arriba antes de emitir. Eso es lo que hace el Back Office Inteligente: valida los documentos antes de que salgan. Nosotros no emitimos documentos tributarios, eso lo hace tu sistema de facturación o el del SII; lo que automatizamos es que el dato llegue completo y correcto.

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